Wspólnicy zwykle zaczynają współpracę z dobrymi intencjami. Problemy mogą pojawić się na późniejszym etapie.
- Ktoś przestaje angażować się w biznes.
- Ktoś chce sprzedać udziały osobie trzeciej.
- Ktoś blokuje decyzje.
- Ktoś chce wprowadzić inwestora, a drugi wspólnik mówi „nie”.
- Ktoś odchodzi, ale chce zachować pełny pakiet udziałów.
- Ktoś zaczyna rozwijać konkurencyjny projekt.
Właśnie na takie sytuacje powinna odpowiadać umowa wspólników.
To dokument, który nie jest tylko dodatkiem do spółki. Dobrze przygotowana umowa wspólników może działać jak instrukcja obsługi relacji między wspólnikami.
Umowa wspólników określa, kto za co odpowiada, jak podejmowane są ważne decyzje, co dzieje się przy konflikcie, jak wygląda sprzedaż udziałów i jak zabezpieczyć spółkę przed paraliżem.
W tym artykule wyjaśniamy, czym jest umowa wspólników, co powinna zawierać i jakie zapisy warto rozważyć w praktyce. Pokazujemy też przykładowe klauzule, ale z ważnym zastrzeżeniem: każdy taki zapis powinien być dostosowany do konkretnej spółki, struktury udziałów, roli wspólników, modelu finansowania i planów inwestycyjnych.
Czym jest umowa wspólników?
Umowa wspólników to porozumienie zawierane pomiędzy wspólnikami spółki. W praktyce często nazywa się ją również:
- shareholders’ agreement,
- SHA,
- umową założycielską,
- founders’ agreement,
- umową inwestycyjną, jeżeli występuje inwestor.
Nie należy jej mylić z umową spółki.
Umowa spółki jest podstawowym dokumentem korporacyjnym. W spółce z o.o. określa m.in. firmę, siedzibę, przedmiot działalności, wysokość kapitału zakładowego, liczbę i wartość udziałów. Umowa wspólników idzie krok dalej. Reguluje to, czego często nie ma w standardowej umowie spółki: szczegółowe zasady współpracy, mechanizmy wyjścia, obowiązki zaangażowania, zakaz konkurencji, zasady finansowania, rozwiązywania sporów i ochrony przed „martwym wspólnikiem”.
Podstawą konstruowania takiej umowy jest przede wszystkim zasada swobody umów. Kodeks cywilny pozwala stronom ułożyć stosunek prawny według własnego uznania, o ile jego treść lub cel nie sprzeciwia się ustawie, naturze stosunku prawnego ani zasadom współżycia społecznego. Kodeks spółek handlowych przewiduje też, że w sprawach dotyczących spółek handlowych nieuregulowanych w KSH stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.
W praktyce oznacza to jedno: wspólnicy mają dużą swobodę, ale nie pełną dowolność. Nie każdy zapis będzie skuteczny. Niektóre postanowienia trzeba przenieść także do umowy spółki, żeby działały wobec spółki lub osób trzecich.
Umowa wspólników a umowa spółki — jaka jest różnica?
Najprościej:
- Umowa spółki mówi, jak działa spółka jako podmiot.
- Umowa wspólników mówi, jak mają zachowywać się wspólnicy wobec siebie i wobec spółki.
To rozróżnienie jest bardzo ważne.
Przykład: wspólnicy mogą w umowie wspólników ustalić, że przez 3 lata nie sprzedają udziałów. To tzw. lock-up. Jeżeli jednak chcą skutecznie ograniczyć zbywanie udziałów w spółce z o.o. także na poziomie korporacyjnym, warto odpowiednio uregulować to również w umowie spółki. Kodeks spółek handlowych (dalej: KSH) przewiduje, że zbycie udziału, jego części lub ułamkowej części oraz zastawienie udziału można uzależnić od zgody spółki albo ograniczyć w inny sposób.
Podobnie jest z udziałami uprzywilejowanymi. Jeżeli wspólnicy chcą, aby określone udziały dawały np. szczególne prawo głosu, prawo do dywidendy albo szczególne zasady uczestnictwa w majątku przy likwidacji, takie uprawnienia powinny być określone w umowie spółki. KSH przewiduje możliwość uprzywilejowania udziałów, ale wskazuje też ograniczenia, m.in. w zakresie liczby głosów na jeden udział.
Dlatego dobra dokumentacja często składa się z dwóch warstw:
- Umowy spółki — czyli dokumentu korporacyjnego.
- Umowy wspólników — czyli poufnego porozumienia między wspólnikami.
Te dokumenty powinny ze sobą współgrać. Jeżeli są sprzeczne, mogą pojawić się problemy z wykonaniem ustaleń.
Kiedy warto zawrzeć umowę wspólników?
Najlepiej: zanim pojawi się konflikt.
W praktyce umowę wspólników warto przygotować zwłaszcza wtedy, gdy:
- zakładacie spółkę z kilkoma wspólnikami,
- jeden wspólnik wnosi kapitał, a drugi know-how lub pracę,
- jeden wspólnik ma większość udziałów, a drugi jest wspólnikiem mniejszościowym,
- planujecie wejście inwestora,
- tworzycie startup lub projekt technologiczny,
- spółka ma rozwijać produkt, IP, software, markę lub technologię,
- wspólnicy mają różne role operacyjne,
- chcecie uniknąć sytuacji, w której ktoś odchodzi, ale zachowuje pełne prawa właścicielskie,
- w spółce są członkowie rodziny lub osoby pozostające w bliskich relacjach,
- biznes ma być przygotowany pod sprzedaż, sukcesję albo rundę inwestycyjną.
Co powinna zawierać dobra umowa wspólników?
Nie ma jednego uniwersalnego wzoru. Inaczej wygląda umowa wspólników dla software house’u, inaczej dla spółki rodzinnej, inaczej dla startupu z inwestorem, a inaczej dla wspólników kupujących wspólnie nieruchomość inwestycyjną.
Są jednak obszary, które warto przeanalizować prawie zawsze.
1. Cel współpracy i rola wspólników
Na początku warto określić, po co wspólnicy zakładają spółkę i jakie mają wobec niej obowiązki.
Brzmi banalnie, ale w praktyce to jeden z najczęstszych powodów konfliktów. Jeden wspólnik uważa, że wszyscy mają pracować operacyjnie. Drugi traktuje swoje udziały jako inwestycję pasywną. Trzeci po roku chce rozwijać inny projekt.
Umowa powinna odpowiedzieć na pytania:
- kto pracuje operacyjnie w spółce,
- kto odpowiada za sprzedaż,
- kto odpowiada za produkt,
- kto odpowiada za finanse,
- czy wspólnicy mogą prowadzić inne działalności,
- jaki poziom zaangażowania jest wymagany,
- co się dzieje, gdy wspólnik przestaje wykonywać swoją rolę.
Przykładowy zapis:
Każdy ze Wspólników zobowiązuje się wykonywać swoje obowiązki wobec Spółki z należytą starannością, zgodnie z zakresem odpowiedzialności określonym w Załączniku nr 1 do Umowy. Wspólnicy potwierdzają, że ich zaangażowanie osobiste, organizacyjne lub kapitałowe stanowi istotną podstawę zawarcia niniejszej Umowy.
W bardziej zaawansowanych projektach warto dodać konkretne KPI, minimalny czas zaangażowania albo obowiązek raportowania.
2. Zasady podejmowania decyzji
Wspólnicy często ustalają udziały procentowo, ale nie ustalają, jak będą podejmować najważniejsze decyzje.
To błąd.
W spółce mogą pojawić się decyzje, które nie powinny zależeć wyłącznie od zwykłej większości. Dotyczy to np.:
- sprzedaży istotnych aktywów,
- zaciągnięcia dużego finansowania,
- emisji nowych udziałów,
- zmiany profilu działalności,
- zatrudnienia kluczowych osób,
- zawarcia dużej umowy,
- wejścia inwestora,
- sprzedaży IP,
- wypłaty dywidendy,
- otwarcia działalności na nowym rynku.
W umowie wspólników można stworzyć katalog tzw. spraw zastrzeżonych.
Przykładowy zapis:
Podjęcie przez Spółkę czynności wskazanych w ust. 2 poniżej wymaga uprzedniej zgody Wspólników reprezentujących co najmniej 75% udziałów w kapitale zakładowym Spółki. Do spraw zastrzeżonych należą w szczególności: zaciągnięcie zobowiązania o wartości przekraczającej 100.000 zł, sprzedaż istotnych aktywów Spółki, zmiana podstawowego profilu działalności Spółki, zawarcie umowy z podmiotem powiązanym oraz podjęcie decyzji o emisji nowych udziałów.
Trzeba jednak uważać. Zbyt szerokie prawo weta może sparaliżować spółkę. Dobra umowa wspólników powinna chronić, ale nie blokować codziennego biznesu.
3. Wkłady, finansowanie i dopłaty
Wspólnicy powinni ustalić, kto i w jakiej formie finansuje spółkę.
Nie chodzi tylko o kapitał zakładowy. W praktyce spółki finansowane są przez:
- dopłaty,
- pożyczki wspólników,
- podwyższenie kapitału,
- finansowanie zewnętrzne,
- reinwestowanie zysku,
- aporty,
- pracę lub know-how wspólników.
W spółce z o.o. umowa spółki może zobowiązywać wspólników do dopłat w granicach liczbowo oznaczonej wysokości w stosunku do udziału. KSH wskazuje też, że dopłaty powinny być nakładane i uiszczane równomiernie w stosunku do udziałów.
Umowa wspólników może doprecyzować, kiedy wspólnicy będą finansować spółkę i co się stanie, jeśli któryś z nich odmówi.
Warto też uregulować, czy wspólnik, który nie uczestniczy w finansowaniu, może zostać rozwodniony albo czy pozostali wspólnicy mogą udzielić finansowania na preferencyjnych warunkach.
4. Zakaz sprzedaży udziałów przez określony czas, czyli lock-up
Lock-up oznacza, że wspólnik przez określony czas nie może sprzedać udziałów albo może to zrobić tylko w ściśle określonych przypadkach.
Ten mechanizm jest szczególnie ważny w startupach i spółkach, w których liczy się osobiste zaangażowanie wspólników.
Przykładowy zapis:
Przez okres 36 miesięcy od dnia zawarcia Umowy żaden ze Wspólników nie może zbyć, obciążyć ani zobowiązać się do zbycia lub obciążenia udziałów bez uprzedniej pisemnej zgody pozostałych Wspólników. Ograniczenie nie dotyczy zbycia udziałów na rzecz podmiotu kontrolowanego przez danego Wspólnika, pod warunkiem że nabywca przystąpi do niniejszej Umowy.
Taki zapis powinien być skoordynowany z umową spółki. Samo prywatne zobowiązanie wspólników może nie wystarczyć, jeśli celem jest skuteczne ograniczenie rozporządzania udziałami również na poziomie korporacyjnym.
5. Vesting, czyli udziały za realne zaangażowanie
Vesting jest jednym z najważniejszych mechanizmów w spółkach technologicznych i startupach.
Chodzi o prostą zasadę: wspólnik nie powinien zachować pełnego pakietu udziałów, jeżeli miał budować spółkę przez kilka lat, ale odszedł po kilku miesiącach.
W praktyce często stosuje się tzw. reverse vesting. Wspólnik obejmuje udziały od początku, ale jeżeli przestanie być zaangażowany przed upływem określonego czasu, ma obowiązek odsprzedać część udziałów.
6. Good leaver i bad leaver
Nie każde odejście wspólnika jest takie samo.
Inaczej należy ocenić sytuację wspólnika, który odchodzi z powodu choroby, wypalenia lub uzgodnionej zmiany roli. Inaczej sytuację osoby, która porzuca projekt, działa na szkodę spółki albo narusza zakaz konkurencji.
Dlatego w umowie wspólników często stosuje się mechanizmy:
- good leaver — odejście neutralne lub usprawiedliwione,
- bad leaver — odejście zawinione albo naruszające interes spółki.
7. Drag along — prawo pociągnięcia
Drag along to mechanizm, który pozwala większościowemu wspólnikowi lub określonej grupie wspólników „pociągnąć” pozostałych do sprzedaży udziałów na rzecz inwestora lub kupującego.
Po co?
Wyobraźmy sobie, że inwestor chce kupić 100% udziałów w spółce. Wspólnicy posiadający 80% udziałów chcą sprzedać. Jeden wspólnik z 20% udziałów blokuje transakcję. Bez drag along cała sprzedaż może upaść.
Dobrze napisany drag along powinien określać:
- minimalny próg udziałów,
- minimalną cenę,
- zasady zawiadomienia,
- termin wykonania,
- warunki płatności,
- odpowiedzialność wspólników za oświadczenia i gwarancje,
- wyjątki.
Bez tego drag along może być źródłem konfliktu, zamiast narzędziem sprawnej sprzedaży.
8. Tag along — prawo przyłączenia się do sprzedaży
Tag along chroni wspólnika mniejszościowego.
Jeżeli większościowy wspólnik sprzedaje swoje udziały inwestorowi, mniejszościowy może zażądać, aby jego udziały również zostały objęte transakcją — na tych samych lub porównywalnych warunkach.
Przykładowy zapis:
W przypadku gdy Wspólnik większościowy zamierza zbyć udziały osobie trzeciej, pozostali Wspólnicy mają prawo przyłączyć się do transakcji i zbyć na rzecz tego samego nabywcy proporcjonalną część albo całość posiadanych udziałów na warunkach nie mniej korzystnych niż warunki zaoferowane Wspólnikowi większościowemu.
Tag along zapobiega sytuacji, w której mniejszościowy wspólnik zostaje w spółce z nowym, nieznanym większościowym udziałowcem.
9. Deadlock, czyli co zrobić, gdy wspólnicy się zablokują
Deadlock to impas decyzyjny. Najczęściej pojawia się w spółkach 50/50 albo tam, gdzie ważne decyzje wymagają zgody kilku wspólników.
Bez mechanizmu deadlock spółka może utknąć. Nie można podjąć decyzji o finansowaniu, strategii, zmianie zarządu, sprzedaży aktywów albo wejściu inwestora.
W umowie można przewidzieć kilka poziomów rozwiązania sporu:
- negocjacje wspólników,
- mediację,
- eskalację do doradców lub rady nadzorczej,
- mechanizm odkupu udziałów,
- sprzedaż spółki,
- rozwiązanie spółki jako ostateczność.
10. Zakaz konkurencji i zakaz podbierania ludzi
Wspólnik często ma dostęp do know-how, klientów, danych finansowych, strategii sprzedaży i planów produktowych. Jeżeli równolegle prowadzi konkurencyjny projekt, spółka może być realnie zagrożona.
Dlatego umowa wspólników powinna regulować:
- czy wspólnik może prowadzić inną działalność,
- co jest działalnością konkurencyjną,
- czy potrzebna jest zgoda pozostałych wspólników,
- jak długo trwa zakaz,
- jakie są konsekwencje naruszenia,
- czy zakaz obejmuje także podmioty powiązane.
Przykładowy zapis:
W okresie obowiązywania Umowy Wspólnik nie będzie, bez uprzedniej pisemnej zgody pozostałych Wspólników, prowadzić działalności konkurencyjnej wobec Spółki, uczestniczyć w podmiocie konkurencyjnym jako wspólnik, akcjonariusz, członek organu, doradca, pracownik lub współpracownik, ani podejmować działań zmierzających do przejęcia klientów, kontrahentów lub kluczowych współpracowników Spółki.
Warto doprecyzować, co dokładnie jest działalnością konkurencyjną. Zbyt szeroki zakaz może być problematyczny. Zbyt wąski — nieskuteczny.
11. Poufność i własność intelektualna
W spółkach technologicznych, fintechowych, e-commerce, SaaS czy Web3 kwestia własności intelektualnej jest krytyczna.
Trzeba odpowiedzieć na pytania:
- kto jest właścicielem kodu,
- kto przenosi prawa do utworów,
- czy wspólnik tworzący produkt robi to jako osoba fizyczna, B2B czy pracownik,
- czy spółka ma prawa do marki,
- kto posiada domeny,
- kto posiada repozytoria,
- kto ma dostęp do kont reklamowych, serwerów, systemów płatności i narzędzi analitycznych.
To jeden z obszarów, w których sama umowa wspólników zwykle nie wystarczy. Często potrzebne są osobne umowy przeniesienia praw autorskich, regulaminy dostępu, umowy B2B, umowy z programistami i uporządkowanie praw do brandingu.
13. Dziedziczenie udziałów i sytuacje rodzinne
Śmierć wspólnika, rozwód albo objęcie udziałów wspólnością majątkową mogą mocno wpłynąć na spółkę.
KSH pozwala w umowie spółki ograniczyć albo wyłączyć wstąpienie spadkobierców do spółki na miejsce zmarłego wspólnika. W takim przypadku umowa spółki powinna określać warunki spłaty spadkobierców, inaczej ograniczenie albo wyłączenie może być bezskuteczne. KSH przewiduje także możliwość ograniczenia lub wyłączenia wstąpienia do spółki współmałżonka wspólnika, gdy udziały są objęte wspólnością majątkową małżeńską.
To są kwestie, których nie warto odkładać. Szczególnie w spółkach rodzinnych i spółkach z małą liczbą wspólników.
Przykładowy zapis kierunkowy:
Wspólnicy zobowiązują się zapewnić, aby umowa Spółki zawierała postanowienia dotyczące zasad wstąpienia spadkobierców oraz małżonków Wspólników do Spółki, a także zasad spłaty osób, które nie wstępują do Spółki. Szczegółowe postanowienia w tym zakresie zostaną odzwierciedlone w umowie Spółki.
W tym obszarze szczególnie ważne jest połączenie umowy wspólników z umową spółki oraz, w razie potrzeby, z planowaniem sukcesyjnym.
Najczęstsze błędy przy umowie wspólników
1. Korzystanie z przypadkowego wzoru
Wzór z internetu może pomóc zrozumieć strukturę dokumentu, ale nie powinien być traktowany jako gotowe rozwiązanie. Innej umowy potrzebuje spółka 50/50, innej startup z founderami, innej spółka z inwestorem, a jeszcze innej biznes rodzinny.
2. Brak spójności z umową spółki
To częsty problem. Wspólnicy wpisują coś do umowy wspólników, ale nie zmieniają umowy spółki. Potem okazuje się, że mechanizm jest trudny do wykonania albo działa tylko między stronami umowy.
3. Zbyt szerokie prawo weta
Prawo weta ma chronić, ale może zablokować spółkę. Jeżeli każda większa decyzja wymaga jednomyślności, jeden wspólnik może zatrzymać cały biznes.
4. Brak mechanizmu wyjścia
Wspólnicy zakładają, że będą razem przez lata. Życie bywa inne. Ktoś chce sprzedać udziały, zmienia branżę, wyjeżdża, choruje, traci motywację albo konfliktuje się z resztą zespołu.
5. Brak zasad wyceny udziałów
Samo postanowienie, że „wspólnik ma sprzedać udziały”, nie wystarczy. Trzeba ustalić, jak liczyć cenę, kto ją określa, na jaki dzień, według jakiej metody i co w przypadku sporu.
6. Pominięcie podatków
Odkup udziałów, umorzenie, dopłaty, pożyczki, aporty, programy motywacyjne i wynagrodzenie wspólników mogą mieć skutki podatkowe. Warto je sprawdzić przed podpisaniem dokumentów, nie po fakcie.
7. Brak procedury na konflikt
Sama klauzula „wspólnicy będą działać lojalnie” nie rozwiązuje impasu. Umowa powinna przewidywać konkretną procedurę: kto, kiedy, w jakim terminie i co dalej.
Checklist: co sprawdzić przed podpisaniem umowy wspólników?
Przed podpisaniem umowy warto odpowiedzieć na kilka praktycznych pytań:
- Czy każdy wspólnik wie, jaka jest jego rola?
- Czy wiadomo, kto podejmuje decyzje operacyjne?
- Czy określono sprawy wymagające zgody wspólników?
- Czy jest procedura sprzedaży udziałów?
- Czy przewidziano lock-up?
- Czy jest prawo pierwszeństwa lub pierwokupu?
- Czy potrzebny jest vesting?
- Czy uregulowano good leaver i bad leaver?
- Czy jest drag along i tag along?
- Czy jest mechanizm deadlock?
- Czy uregulowano zakaz konkurencji?
- Czy spółka ma zabezpieczone IP?
- Czy umowa wspólników jest spójna z umową spółki?
- Czy sprawdzono skutki podatkowe?
- Czy dokument uwzględnia śmierć wspólnika, rozwód lub sukcesję?
- Czy zapisy są wykonalne, a nie tylko „ładnie brzmią”?
Czy umowa wspólników jest potrzebna w małej spółce?
Tak, często właśnie w małej spółce jest najbardziej potrzebna.
W dużych organizacjach istnieją procedury, działy prawne, compliance i rozbudowane struktury decyzyjne. W małej spółce konflikt dwóch osób potrafi zatrzymać cały biznes.
Jeżeli spółka ma dwóch wspólników po 50%, brak umowy wspólników może oznaczać poważne ryzyko paraliżu. Jeżeli jeden wspólnik ma 80%, a drugi 20%, brak umowy może oznaczać ryzyko dla mniejszości. Jeżeli jeden wnosi pieniądze, a drugi pracę, brak vestingu i zasad zaangażowania może prowadzić do poczucia niesprawiedliwości.
Umowa wspólników nie jest więc dokumentem „dla korporacji”. To narzędzie dla każdego biznesu, w którym kilka osób ma wspólnie podejmować decyzje i dzielić ryzyko.
Podsumowanie
Dobra umowa wspólników nie zakłada braku zaufania. Przeciwnie — pomaga to zaufanie utrzymać, bo zmniejsza liczbę niedopowiedzeń.
Wspólnicy nie muszą przewidzieć wszystkiego. Powinni jednak przewidzieć to, co w praktyce najczęściej prowadzi do sporów: zaangażowanie, decyzyjność, finansowanie, sprzedaż udziałów, odejście wspólnika, zakaz konkurencji, własność intelektualną i impas decyzyjny.
Najlepsza umowa wspólników to taka, która jest zrozumiała, spójna z umową spółki i możliwa do wykonania. Nie powinna być ani zbiorem ogólników, ani dokumentem przeładowanym mechanizmami, których wspólnicy nie rozumieją.
W praktyce warto przygotować ją zanim pojawi się konflikt, inwestor albo pierwsza poważna decyzja o wyjściu ze spółki. Wtedy dokument nie jest bronią w sporze, tylko bezpiecznym planem działania.
***
Jeżeli planujesz założenie spółki, wejście inwestora albo chcesz uporządkować relacje między wspólnikami, warto przeanalizować umowę spółki i przygotować umowę wspólników dopasowaną do realnego modelu biznesowego. W Pasternak Business Law wspieramy przedsiębiorców w projektowaniu bezpiecznych struktur współpracy, inwestycji i wyjścia ze spółki. Możesz skontaktować się z nami TUTAJ.
Artykuł został przygotowany przez prawnika Pasternak Business Law zajmującego się obsługą spółek, umowami wspólników i dokumentacją transakcyjną. Materiał łączy analizę przepisów z praktyką projektowania umów regulujących relacje między wspólnikami, inwestorami i założycielami spółek.
Materiał ma charakter informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi porady prawnej ani opinii prawnej w konkretnej sprawie. Każda umowa wspólników wymaga indywidualnej analizy, w szczególności pod kątem struktury udziałowej, treści umowy spółki, zasad finansowania, obowiązków wspólników, skutków podatkowych oraz planowanych transakcji.