Due diligence kontrahenta – jak sprawdzić firmę przed podpisaniem umowy?

Podpisanie umowy z nowym kontrahentem zawsze wiąże się z ryzykiem. Firma może istnieć formalnie, ale mieć problemy finansowe. Osoba prowadząca negocjacje może nie być uprawniona do reprezentowania spółki. Rachunek wskazany na fakturze może nie znajdować się na białej liście podatników VAT. W skrajnym przypadku kontrahent może znajdować się w restrukturyzacji, mieć bezskuteczne egzekucje albo posługiwać się nieaktualnymi danymi.

Dlatego przed podpisaniem ważnej umowy warto przeprowadzić due diligence kontrahenta, czyli uporządkowaną weryfikację jego statusu prawnego, sytuacji finansowej, sposobu reprezentacji, powiązań właścicielskich oraz ryzyk związanych z planowaną współpracą.

Nie każda transakcja wymaga wielotygodniowego audytu. Przy standardowym kontrakcie handlowym wystarczająca może być kontrola podstawowych rejestrów i dokumentów. Przy umowie o dużej wartości, inwestycji, przejęciu przedsiębiorstwa albo współpracy z podmiotem zagranicznym analiza powinna być odpowiednio szersza.

W praktyce due diligence kontrahenta pomaga odpowiedzieć na pięć podstawowych pytań:

1. Czy firma rzeczywiście istnieje i prowadzi działalność?
2. Czy osoba podpisująca umowę może skutecznie reprezentować kontrahenta?
3. Czy kontrahent ma widoczne problemy finansowe lub postępowania restrukturyzacyjne?
4. Czy struktura właścicielska oraz beneficjent rzeczywisty są przejrzyste?
5. Czy warunki umowy odpowiednio zabezpieczają ryzyka biznesowe?

Poniżej pokazujemy, jak sprawdzić firmę przed podpisaniem umowy i jakich sygnałów ostrzegawczych nie należy ignorować.

Na czym polega due diligence kontrahenta?

Due diligence kontrahenta to proces zbierania i analizowania informacji o potencjalnym partnerze biznesowym przed rozpoczęciem współpracy albo zwiększeniem jej skali.

Zakres weryfikacji powinien zależeć przede wszystkim od:

• wartości kontraktu,
• czasu trwania współpracy,
• znaczenia kontrahenta dla ciągłości działalności,
• zakresu udostępnianych informacji i danych,
• przewidzianych terminów płatności,
• rodzaju towarów lub usług,
• rynku i państwa, w którym działa kontrahent,
• regulacji dotyczących danej branży.

Inaczej powinna wyglądać weryfikacja dostawcy materiałów biurowych, a inaczej analiza podmiotu, który ma otrzymać dostęp do kodu źródłowego, danych klientów, infrastruktury IT albo poufnej dokumentacji technologicznej.

Uproszczone, standardowe i rozszerzone due diligence

W praktyce można wyróżnić trzy poziomy weryfikacji.

Uproszczone due diligence może obejmować kontrolę CEIDG albo KRS, statusu VAT, rachunku bankowego oraz sposobu reprezentacji. Taki zakres może być wystarczający przy typowych umowach o ograniczonej wartości.

Standardowe due diligence powinno dodatkowo uwzględniać KRZ, biura informacji gospodarczej, sprawozdania finansowe, CRBR, historię zmian w KRS, powiązania osobowe i kapitałowe oraz analizę treści umowy.

Rozszerzone due diligence może obejmować analizę grupy kapitałowej, zadłużenia, zabezpieczeń, sporów sądowych, sankcji, licencji, własności intelektualnej, zgodności regulacyjnej, dokumentów korporacyjnych oraz sytuacji podmiotów powiązanych.

Weryfikacja nie daje gwarancji, że kontrahent wywiąże się z umowy. Pozwala jednak wcześniej zauważyć część ryzyk i odpowiednio ustawić warunki współpracy.

Kiedy warto szczególnie dokładnie sprawdzić firmę?

Rozszerzona weryfikacja jest zasadna zwłaszcza wtedy, gdy:

• kontrahent żąda wysokiej zaliczki,
• umowa ma istotną wartość,
• płatność ma nastąpić z długim terminem,
• współpraca ma być wyłączna,
• jedna ze stron przekazuje know-how lub tajemnicę przedsiębiorstwa,
• kontrahent ma dostęp do danych osobowych albo systemów IT,
• powodzenie projektu zależy od jednego dostawcy,
• spółka istnieje od niedawna,
• struktura właścicielska jest rozbudowana albo zagraniczna,
• pojawiają się częste zmiany zarządu, adresu lub wspólników,
• dane przekazane przez kontrahenta nie są zgodne z rejestrami.

Samo wystąpienie jednego z tych elementów nie przesądza o nierzetelności firmy. Może jednak uzasadniać zebranie dodatkowych dokumentów lub zmianę konstrukcji umowy.

Jak sprawdzić kontrahenta w KRS, CEIDG, REGON i CRBR?

Pierwszy etap due diligence powinien dotyczyć tożsamości kontrahenta i jego statusu prawnego. Należy ustalić, z kim dokładnie ma zostać zawarta umowa, kto może ją podpisać i czy dane przedstawione w dokumentach są aktualne.

CEIDG – weryfikacja jednoosobowej działalności gospodarczej

Jeżeli kontrahent prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą albo jest wspólnikiem spółki cywilnej, jego dane można sprawdzić w publicznej wyszukiwarce Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

W CEIDG warto zweryfikować między innymi:

• imię i nazwisko przedsiębiorcy,
• nazwę firmy,
• NIP i REGON,
• adresy związane z działalnością,
• datę rozpoczęcia działalności,
• status działalności,
• informacje o zawieszeniu lub wykreśleniu,
• kody PKD,
• dane pełnomocników, jeżeli zostały ujawnione.

Wyszukiwanie może odbywać się między innymi na podstawie imienia i nazwiska, NIP albo REGON.

Przykład:
Firma budowlana składa ofertę wykonania dużego remontu i żąda 70% zaliczki. Z CEIDG wynika, że działalność została rozpoczęta trzy tygodnie wcześniej, a ujawniony przedmiot działalności nie odpowiada zakresowi przedstawionej oferty. Nie musi to oznaczać oszustwa, ale uzasadnia dodatkowe pytania, weryfikację doświadczenia oraz podział płatności na etapy.

W przypadku spółki cywilnej warto pamiętać, że sama spółka cywilna nie jest przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG w taki sam sposób jak jej wspólnicy. Należy sprawdzić dane poszczególnych wspólników, treść umowy spółki oraz zasady reprezentacji.

KRS – podstawowe źródło danych o spółce

Spółki kapitałowe, większość spółek osobowych, fundacje i stowarzyszenia można zweryfikować w oficjalnej wyszukiwarce Krajowego Rejestru Sądowego.

Wyszukiwarka pozwala bez zakładania konta pobrać informację odpowiadającą odpisowi aktualnemu lub pełnemu. Odpis pełny zawiera także dane historyczne i wykreślone.

W KRS należy sprawdzić przede wszystkim:

• pełną nazwę i formę prawną,
• numer KRS, NIP oraz REGON,
• adres siedziby,
• wysokość kapitału zakładowego,
• skład zarządu,
• sposób reprezentacji,
• dane prokurentów,
• wspólników ujawnionych w rejestrze,
• wzmianki o złożonych sprawozdaniach finansowych,
• informacje o otwarciu likwidacji,
• informacje dotyczące rozwiązania lub wykreślenia podmiotu,
• historię najważniejszych zmian.

Szczególną uwagę należy zwrócić na sposób reprezentacji.

Jeżeli KRS wskazuje, że do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu, podpis jednego członka zarządu może być niewystarczający. Podobnie, gdy reprezentacja wymaga udziału członka zarządu i prokurenta.

Przed podpisaniem umowy należy więc ustalić nie tylko, czy dana osoba znajduje się w zarządzie, lecz także czy może działać samodzielnie.

Więcej o bezpieczeństwie konstrukcji kontraktów można przeczytać na stronie Pasternak Law dotyczącej kontraktów kluczowych dla biznesu.

Odpis aktualny czy odpis pełny KRS?

Odpis aktualny pokazuje bieżące dane podmiotu. Odpis pełny pozwala natomiast prześledzić historię zmian.

W due diligence kontrahenta warto sięgnąć po odpis pełny, jeżeli:

• zarząd zmieniał się wielokrotnie w krótkim okresie,
• firma często zmieniała siedzibę,
• kontrahent przedstawia historię działalności niezgodną z rejestrem,
• analizowana transakcja ma dużą wartość,
• ważne jest ustalenie wcześniejszych wspólników lub reprezentantów.

Częste zmiany same w sobie nie oznaczają problemu. W dynamicznie rozwijającej się spółce mogą wynikać z inwestycji, reorganizacji albo wejścia nowych menedżerów. Powinny jednak zostać wyjaśnione, jeżeli towarzyszą im inne sygnały ostrzegawcze.

REGON – dodatkowe potwierdzenie danych

Dane podmiotu można również zweryfikować w wyszukiwarce REGON Głównego Urzędu Statystycznego.

Wyszukiwarka umożliwia odnalezienie przedsiębiorcy między innymi po numerze REGON, NIP albo KRS. Dane udostępniane przez GUS mogą pomóc potwierdzić:

• nazwę podmiotu,
• adres,
• formę prawną,
• podstawowy i dodatkowy przedmiot działalności,
• daty związane z rozpoczęciem, zawieszeniem albo zakończeniem działalności.

Dane z REGON mają przede wszystkim znaczenie pomocnicze. Przy weryfikacji reprezentacji spółki podstawowym źródłem pozostaje KRS.

CRBR – kto rzeczywiście kontroluje spółkę?

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych pozwala sprawdzić osoby fizyczne, które bezpośrednio lub pośrednio sprawują kontrolę nad określonym podmiotem.

CRBR jest publiczny, jawny i bezpłatny.

Weryfikacja CRBR może pomóc ustalić:

• kto jest beneficjentem rzeczywistym spółki,
• czy struktura właścicielska jest zgodna z informacjami przekazanymi przez kontrahenta,
• czy występują pośrednie powiązania osobowe lub kapitałowe,
• czy dane są spójne z KRS i dokumentami korporacyjnymi.

Należy pamiętać, że wpis do CRBR opiera się na zgłoszeniu podmiotu zobowiązanego. Sama zgodność danych w rejestrze nie zastępuje analizy dokumentów źródłowych, zwłaszcza przy bardziej rozbudowanych strukturach właścicielskich.

Przykład:
Z KRS wynika, że jedynym wspólnikiem polskiej spółki jest podmiot zagraniczny. CRBR wskazuje natomiast osobę fizyczną, która ostatecznie kontroluje całą strukturę. Przy transakcji o podwyższonym ryzyku warto zweryfikować dokumenty korporacyjne zagranicznego wspólnika i sposób sprawowania kontroli.

Jak zweryfikować zadłużenie i kondycję finansową kontrahenta?

Samo potwierdzenie, że firma istnieje i jest prawidłowo reprezentowana, nie wystarcza. Kolejny etap powinien dotyczyć wypłacalności i sygnałów świadczących o problemach z regulowaniem zobowiązań.

KRZ – Krajowy Rejestr Zadłużonych

Krajowy Rejestr Zadłużonych jest jawnym rejestrem prowadzonym przez Ministra Sprawiedliwości.

W KRZ ujawniane są między innymi dane podmiotów:

• objętych postępowaniem restrukturyzacyjnym,
• objętych postępowaniem upadłościowym,
• wobec których prowadzono postępowanie dotyczące zakazu prowadzenia działalności gospodarczej,
• wobec których egzekucja sądowa lub administracyjna została umorzona z powodu bezskuteczności.

Zakres KRZ nie ogranicza się zatem do prostej listy niespłaconych faktur. Rejestr może pokazywać zdarzenia o istotnym znaczeniu dla oceny zdolności kontrahenta do wykonania umowy.

Co może oznaczać wpis w KRZ?

Wpis dotyczący restrukturyzacji nie oznacza automatycznie, że z kontrahentem nie wolno współpracować. Celem restrukturyzacji może być uniknięcie upadłości i uporządkowanie zadłużenia. Taka sytuacja zmienia jednak poziom ryzyka.

Przed zawarciem umowy warto wtedy ustalić:

• jaki rodzaj postępowania jest prowadzony,
• na jakim etapie znajduje się postępowanie,
• czy kontrahent może swobodnie zaciągać zobowiązania,
• czy potrzebna jest zgoda nadzorcy albo zarządcy,
• jak ma zostać zabezpieczona płatność,
• czy świadczenia stron będą wykonywane równocześnie.

Przy kontrakcie o dużej wartości wpis w KRZ powinien zostać przeanalizowany prawnie, a nie tylko odnotowany w checkliście.

KRZ i KRD to nie ten sam rejestr

Skróty KRZ i KRD bywają używane zamiennie, ale oznaczają dwa różne źródła informacji.

KRZ, czyli Krajowy Rejestr Zadłużonych, jest publicznym rejestrem państwowym prowadzonym w systemie Ministerstwa Sprawiedliwości. Obejmuje przede wszystkim informacje związane z upadłością, restrukturyzacją, bezskuteczną egzekucją oraz zakazami prowadzenia działalności.

KRD, czyli Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej, jest jednym z biur informacji gospodarczej działających na podstawie przepisów dotyczących udostępniania informacji gospodarczych. Gromadzi informacje przekazywane przez uprawnionych wierzycieli.

Sprawdzenie jednego z tych źródeł nie zastępuje sprawdzenia drugiego.

KRD – informacje o zobowiązaniach zgłoszonych przez wierzycieli

W Krajowym Rejestrze Długów przedsiębiorca może uzyskać informacje o zobowiązaniach ujawnionych w bazie przez innych przedsiębiorców lub instytucje.

Sprawdzenie firmy w KRD może wymagać założenia konta, spełnienia warunków określonych przez operatora i poniesienia opłaty zgodnej z wybraną usługą. Raport można wyszukiwać między innymi na podstawie NIP kontrahenta.

Przy analizowaniu raportu warto sprawdzić:

• liczbę ujawnionych zobowiązań,
• ich łączną wartość,
• liczbę wierzycieli,
• daty powstania zadłużenia,
• czy zadłużenie ma charakter incydentalny czy powtarzalny,
• czy kontrahent kwestionuje zobowiązanie,
• czy raport zawiera także informacje pozytywne.

Brak wpisu w KRD nie jest dowodem pełnej wypłacalności. Nie każdy dług jest zgłaszany do biura informacji gospodarczej, a dane zależą od informacji przekazanych przez uprawnione podmioty.

Poza KRD na rynku działają również inne biura informacji gospodarczej. Przy transakcjach o większej wartości można rozważyć sprawdzenie więcej niż jednej bazy.

Sprawozdania finansowe kontrahenta

W przypadku spółek zobowiązanych do składania sprawozdań finansowych warto przeanalizować dokumenty dostępne w Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Należy zwrócić uwagę między innymi na:

• przychody i ich zmianę rok do roku,
• wynik finansowy,
• wartość zobowiązań krótkoterminowych,
• poziom środków pieniężnych,
• wartość należności,
• kapitały własne,
• przepływy pieniężne,
• opinię biegłego rewidenta, jeżeli została sporządzona,
• informacje o zagrożeniu kontynuacji działalności,
• terminowość składania sprawozdań.

Przykład:
Spółka wykazuje rosnące przychody, ale jednocześnie ma bardzo niski poziom gotówki, wysokie zobowiązania krótkoterminowe i ujemne przepływy z działalności operacyjnej. Taki obraz nie przesądza o niewypłacalności, ale może uzasadniać krótszy termin płatności, zaliczkę, płatności etapowe albo dodatkowe zabezpieczenie.

Brak sprawozdania za ostatni okres może wynikać z opóźnienia, problemu organizacyjnego albo naruszenia obowiązków rejestrowych. W każdym przypadku warto poprosić kontrahenta o wyjaśnienie i przekazanie aktualnych danych finansowych.

Zaświadczenia i dokumenty od kontrahenta

Publiczne rejestry nie pokazują całego obrazu. Przy większej transakcji można poprosić kontrahenta między innymi o:

• aktualne zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach,
• zaświadczenie o niezaleganiu w składkach ZUS,
• aktualne sprawozdanie finansowe albo dane zarządcze,
• wykaz głównych zobowiązań finansowych,
• oświadczenie o braku postępowań egzekucyjnych,
• oświadczenie o braku przesłanek niewypłacalności,
• referencje od klientów lub dostawców,
• polisę ubezpieczeniową,
• dokumenty potwierdzające wymagane licencje lub zezwolenia.

Zakres żądanych dokumentów powinien być proporcjonalny do rodzaju współpracy. Kontrahent może również oczekiwać ochrony przekazywanych informacji, na przykład poprzez zawarcie umowy o poufności.

Biała lista VAT, VIES i rachunek bankowy – co sprawdzić przed płatnością?

Weryfikacja podatkowa kontrahenta jest ważna nie tylko przed podpisaniem umowy, ale również przed wykonaniem płatności.

Biała lista podatników VAT

W wykazie podatników VAT można sprawdzić między innymi:

• czy podmiot jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,
• czy został wykreślony lub przywrócony do rejestru,
• numery rachunków rozliczeniowych zgłoszonych administracji skarbowej,
• dane identyfikacyjne podatnika.

Przed dokonaniem przelewu należy zweryfikować rachunek na konkretny dzień i zachować potwierdzenie wyszukania. Oficjalne narzędzia Ministerstwa Finansów umożliwiają kontrolę rachunku na podstawie NIP, numeru konta i daty.

Szczególnej ostrożności wymaga sytuacja, w której kontrahent:

• przesyła nowy numer konta tuż przed płatnością,
• informuje o zmianie rachunku wyłącznie e-mailem,
• wskazuje rachunek należący do innej osoby lub spółki,
• żąda płatności na konto zagraniczne mimo krajowej działalności,
• wywiera presję na natychmiastowe wykonanie przelewu.

Zmiana rachunku bankowego powinna zostać potwierdzona innym kanałem komunikacji, na przykład podczas rozmowy z wcześniej zweryfikowaną osobą. Pozwala to ograniczyć ryzyko oszustwa polegającego na podszyciu się pod kontrahenta i zmianie danych do płatności.

Konsekwencje podatkowe płatności na rachunek spoza wykazu zależą od konkretnych okoliczności, wartości transakcji i zastosowanych procedur. W razie wątpliwości warto skonsultować rozliczenie z doradcą podatkowym lub księgowym.

VIES – weryfikacja kontrahenta z Unii Europejskiej

Przy transakcjach wewnątrz Unii Europejskiej numer VAT UE można zweryfikować w oficjalnym systemie VIES Komisji Europejskiej.

VIES pozwala sprawdzić ważność numeru VAT wydanego przez państwo członkowskie UE lub Irlandię Północną.

Potwierdzenie weryfikacji warto zachować w dokumentacji transakcji. Jeżeli system jest czasowo niedostępny, można ponowić sprawdzenie lub zweryfikować numer za pośrednictwem właściwej administracji podatkowej.

Aktywny numer VAT UE nie oznacza jednak, że kontrahent jest wypłacalny lub prawidłowo reprezentowany. VIES powinien być jednym z elementów, a nie całą procedurą due diligence.

Kontrahent zagraniczny

Przy współpracy z firmą zagraniczną należy sprawdzić odpowiednik polskiego rejestru handlowego w państwie siedziby kontrahenta.

W zależności od wartości i charakteru umowy można poprosić o:

• aktualny odpis z rejestru,
• tłumaczenie dokumentów,
• potwierdzenie umocowania reprezentanta,
• certificate of good standing,
• dokumenty dotyczące beneficjenta rzeczywistego,
• numer podatkowy i numer VAT,
• licencje branżowe,
• dane finansowe,
• opinię prawną dotyczącą zdolności do zawarcia umowy.

Warto również ustalić prawo właściwe, sąd albo arbitraż, język wiążącej wersji umowy i zasady doręczania pism.

Jak sprawdzić umowę, osoby powiązane i ryzyka compliance?

Rejestry pokazują część ryzyka. Ostatecznie bezpieczeństwo transakcji zależy również od treści umowy i realnego modelu współpracy.

Zweryfikuj umocowanie osoby podpisującej umowę

Osoba uczestnicząca w negocjacjach nie zawsze może skutecznie podpisać kontrakt.

Przed podpisaniem należy sprawdzić:

• reprezentację ujawnioną w KRS,
• zakres prokury,
• treść pełnomocnictwa,
• datę i formę udzielenia pełnomocnictwa,
• możliwość udzielania dalszych pełnomocnictw,
• ograniczenia wynikające z dokumentów korporacyjnych,
• czy określona czynność wymaga uchwały wspólników, rady nadzorczej albo innego organu.

Przy ważniejszych transakcjach warto uzyskać kopię dokumentu pełnomocnictwa i dołączyć ją do dokumentacji umownej.

Sprawdź powiązania osobowe i kapitałowe

Powiązania same w sobie nie są zjawiskiem negatywnym. Mogą jednak wpływać na ocenę ryzyka, konflikt interesów, przepływy finansowe albo faktyczną niezależność kontrahenta.

Warto przeanalizować:

• inne spółki, w których działają członkowie zarządu,
• powtarzające się adresy,
• wspólników i beneficjentów rzeczywistych,
• podmioty z tej samej grupy kapitałowej,
• wcześniejsze upadłości lub restrukturyzacje podmiotów powiązanych,
• potencjalne konflikty interesów.

Należy przy tym korzystać z danych zgodnie z prawem i unikać wyciągania kategorycznych wniosków wyłącznie na podstawie pojedynczego powiązania.

Sankcje i compliance

Przy działalności międzynarodowej, projektach regulowanych, fintechu, kryptoaktywach oraz transakcjach o podwyższonym ryzyku warto sprawdzić kontrahenta i jego beneficjentów rzeczywistych na właściwych listach sankcyjnych.

Zakres analizy może obejmować między innymi:

• unijną mapę sankcji,
• polską listę sankcyjną,
• listy sankcyjne właściwe dla innych jurysdykcji,
• strukturę właścicielską kontrahenta,
• państwa prowadzenia działalności,
• źródła finansowania transakcji,
• wymagane licencje i zezwolenia,
• ryzyka AML,
• procedury antykorupcyjne.

Weryfikacja listy sankcyjnej powinna obejmować nie tylko nazwę spółki, ale w zależności od sytuacji również osoby kontrolujące podmiot oraz jednostki powiązane.

W projektach technologicznych i regulowanych znaczenie może mieć także zgodność kontrahenta z wymaganiami dotyczącymi bezpieczeństwa, outsourcingu, ochrony danych i ciągłości działania. Więcej informacji dotyczących compliance technologicznego znajduje się na stronie Pasternak Law poświęconej DORA i compliance ICT.

Zweryfikuj licencje, uprawnienia i własność intelektualną

Jeżeli wykonanie umowy wymaga określonych zezwoleń, koncesji lub wpisu do rejestru działalności regulowanej, należy potwierdzić ich aktualność i zakres.

W projektach technologicznych warto dodatkowo ustalić:

• kto posiada prawa do oprogramowania,
• czy wykonawca może przenieść prawa autorskie,
• czy korzysta z podwykonawców,
• jakie komponenty open source są używane,
• czy istnieją ograniczenia licencyjne,
• czy znaki towarowe i domeny należą do właściwego podmiotu,
• kto odpowiada za naruszenie praw osób trzecich.

Zapewnienie kontrahenta, że „wszystkie prawa są uregulowane”, może być niewystarczające przy projekcie o dużej wartości. W zależności od okoliczności warto przeanalizować dokumenty źródłowe i odpowiednio rozłożyć odpowiedzialność w umowie.

Najważniejsze zabezpieczenia umowne

Jeżeli due diligence ujawnia podwyższone ryzyko, nie zawsze trzeba rezygnować z transakcji. Często można zmienić jej warunki.

Do przykładowych zabezpieczeń należą:

• płatność etapowa,
• zaliczka zamiast odroczonej płatności,
• mechanizm escrow,
• gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa,
• poręczenie,
• zastaw lub hipoteka,
• zastrzeżenie prawa własności towaru do czasu zapłaty,
• kary umowne,
• limit kredytu kupieckiego,
• obowiązek cyklicznego przedstawiania dokumentów finansowych,
• prawo wstrzymania świadczenia,
• prawo wypowiedzenia lub odstąpienia przy pogorszeniu sytuacji finansowej,
• obowiązek informowania o restrukturyzacji, egzekucji lub zmianie kontroli,
• odpowiednie oświadczenia i zapewnienia kontrahenta,
• klauzula poufności,
• zabezpieczenia praw własności intelektualnej,
• precyzyjna procedura odbioru usług lub produktów.

Rodzaj zabezpieczenia powinien odpowiadać rzeczywistemu ryzyku. Nadmiernie skomplikowana umowa nie zawsze zwiększa bezpieczeństwo, jeżeli jej postanowienia nie są dopasowane do sposobu wykonywania współpracy.

Jeżeli planowana transakcja dotyczy inwestycji, wejścia kapitałowego albo zmiany struktury właścicielskiej, warto również zapoznać się z materiałem Wejście inwestora do spółki – jak się zabezpieczyć? oraz zakresem wsparcia Pasternak Law dla inwestorów, wspólników i kapitału.

Czerwone flagi i checklista weryfikacji kontrahenta

Pojedyncza nieprawidłowość nie zawsze oznacza, że należy zakończyć rozmowy. Kilka występujących jednocześnie sygnałów powinno jednak skłonić do pogłębionej analizy.

Najczęstsze czerwone flagi

Do sygnałów ostrzegawczych należą w szczególności:

• brak zgodności danych na fakturze, stronie internetowej i w rejestrach,
• odmowa podania numeru KRS, NIP albo danych rejestrowych,
• działalność rozpoczęta bezpośrednio przed dużą transakcją,
• osoba podpisująca umowę niewidoczna w KRS i bez pełnomocnictwa,
• rachunek bankowy należący do innego podmiotu,
• częste zmiany zarządu, siedziby lub wspólników bez biznesowego wyjaśnienia,
• brak wymaganych sprawozdań finansowych,
• wpisy dotyczące bezskutecznej egzekucji,
• postępowanie restrukturyzacyjne lub upadłościowe,
• liczne zaległości zgłoszone do biur informacji gospodarczej,
• presja na natychmiastową wpłatę wysokiej zaliczki,
• unikanie kontaktu telefonicznego lub spotkania,
• korzystanie wyłącznie z bezpłatnej skrzynki e-mail niezwiązanej z domeną firmy,
• brak możliwości potwierdzenia wcześniejszych realizacji,
• niejasna struktura właścicielska,
• rozbieżność między KRS i CRBR,
• brak licencji wymaganej dla danej działalności,
• odmowa przedstawienia podstawowych dokumentów,
• propozycja zapłaty w sposób niezgodny z umową lub fakturą,
• nagła zmiana numeru rachunku przed przelewem.

Czerwona flaga nie zastępuje analizy. Powinna prowadzić do zadania dodatkowych pytań, zgromadzenia dokumentów lub wprowadzenia zabezpieczeń.

Przykład pełnej weryfikacji kontrahenta

Polska spółka technologiczna planuje zlecić zewnętrznemu dostawcy rozwój kluczowego systemu. Wartość projektu wynosi 600 000 zł, a wykonawca ma otrzymać dostęp do kodu źródłowego i środowiska testowego.

W takim przypadku standardowa weryfikacja może obejmować:

1. Pobranie aktualnego i pełnego odpisu KRS.
2. Sprawdzenie reprezentacji osób podpisujących umowę.
3. Weryfikację beneficjentów rzeczywistych w CRBR.
4. Sprawdzenie KRZ i biur informacji gospodarczej.
5. Analizę ostatnich sprawozdań finansowych.
6. Potwierdzenie statusu VAT i rachunku bankowego.
7. Weryfikację doświadczenia zespołu i referencji.
8. Analizę praw do kodu oraz umów z programistami i podwykonawcami.
9. Ustalenie zasad korzystania z komponentów open source.
10. Sprawdzenie polis ubezpieczeniowych.
11. Uregulowanie dostępu do danych i systemów.
12. Podział płatności na etapy związane z odbiorami.
13. Wprowadzenie procedury naprawy błędów i przejęcia projektu.
14. Zabezpieczenie praw własności intelektualnej.
15. Ustalenie zasad rozwiązania umowy i wydania dokumentacji.

Samo sprawdzenie spółki w KRS nie zabezpieczy takiego projektu. Zakres due diligence powinien odpowiadać znaczeniu dostawcy dla działalności zamawiającego.

Checklista due diligence kontrahenta

Poniższą listę można wykorzystać przed podpisaniem umowy z nowym kontrahentem.

Dane i status przedsiębiorcy

☐ Sprawdzono pełną nazwę kontrahenta.
☐ Zweryfikowano formę prawną.
☐ Potwierdzono NIP, REGON i KRS.
☐ Sprawdzono adres siedziby i adres działalności.
☐ Zweryfikowano status działalności w CEIDG albo KRS.
☐ Sprawdzono datę rozpoczęcia działalności.
☐ Porównano dane z umowy, oferty, faktury i rejestrów.
☐ Zweryfikowano przedmiot działalności kontrahenta.

Reprezentacja

☐ Sprawdzono aktualny skład zarządu.
☐ Zweryfikowano sposób reprezentacji w KRS.
☐ Sprawdzono dane prokurenta.
☐ Uzyskano pełnomocnictwo, jeżeli podpisuje pełnomocnik.
☐ Zweryfikowano formę i zakres pełnomocnictwa.
☐ Ustalono, czy potrzebna jest uchwała organu spółki.

Właściciele i powiązania

☐ Sprawdzono wspólników ujawnionych w KRS.
☐ Zweryfikowano beneficjenta rzeczywistego w CRBR.
☐ Porównano dane CRBR z KRS i dokumentami kontrahenta.
☐ Przeanalizowano podstawowe powiązania osobowe i kapitałowe.
☐ Ustalono, czy występuje konflikt interesów.

Zadłużenie i finanse

☐ Sprawdzono kontrahenta w KRZ.
☐ Zweryfikowano informacje w KRD lub innych biurach informacji gospodarczej.
☐ Przeanalizowano ostatnie sprawozdania finansowe.
☐ Sprawdzono terminowość składania dokumentów finansowych.
☐ Oceniono poziom zobowiązań i płynność finansową.
☐ Uzyskano zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach, jeżeli jest potrzebne.
☐ Uzyskano zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS, jeżeli jest potrzebne.
☐ Poproszono o wyjaśnienie ujawnionych zaległości lub postępowań.

Podatki i rachunki

☐ Sprawdzono status podatnika VAT.
☐ Zweryfikowano rachunek na białej liście VAT.
☐ Zachowano potwierdzenie weryfikacji rachunku.
☐ Przy transakcji unijnej sprawdzono numer VAT UE w VIES.
☐ Potwierdzono każdą nietypową zmianę rachunku bankowego innym kanałem.

Compliance i działalność regulowana

☐ Sprawdzono wymagane licencje, wpisy i zezwolenia.
☐ Zweryfikowano ich datę ważności oraz zakres.
☐ Przeanalizowano ryzyka sankcyjne, jeżeli są istotne.
☐ Zweryfikowano beneficjentów rzeczywistych i podmioty kontrolujące.
☐ Sprawdzono podstawowe wymagania dotyczące AML, ochrony danych lub bezpieczeństwa.
☐ Ustalono zasady korzystania z podwykonawców.

Umowa i zabezpieczenia

☐ Precyzyjnie opisano przedmiot i zakres umowy.
☐ Określono harmonogram i terminy wykonania.
☐ Ustalono zasady odbioru.
☐ Powiązano płatności z etapami realizacji.
☐ Uregulowano odpowiedzialność stron.
☐ Rozważono kary umowne.
☐ Uregulowano poufność i tajemnicę przedsiębiorstwa.
☐ Zabezpieczono prawa własności intelektualnej.
☐ Ustalono zasady korzystania z danych i systemów.
☐ Dodano obowiązek informowania o problemach finansowych.
☐ Ustalono warunki wypowiedzenia lub odstąpienia.
☐ Wybrano prawo właściwe i sposób rozwiązywania sporów.
☐ Rozważono gwarancję, poręczenie, escrow lub inne zabezpieczenie.

Podsumowanie

Skuteczna weryfikacja kontrahenta nie polega na wpisaniu jego nazwy do jednej wyszukiwarki. Pełny proces powinien połączyć analizę danych rejestrowych, reprezentacji, zadłużenia, kondycji finansowej, beneficjentów rzeczywistych, statusu podatkowego oraz treści planowanej umowy.

Podstawowy pakiet weryfikacyjny powinien obejmować co najmniej:

• CEIDG albo KRS,
• sposób reprezentacji,
• KRZ,
• wybrane biuro informacji gospodarczej, w tym KRD,
• CRBR,
• białą listę VAT,
• sprawozdania finansowe,
• analizę umowy.

Im większa wartość transakcji i zależność od kontrahenta, tym szersze powinno być due diligence.

Nawet rozbudowana analiza nie wyeliminuje każdego ryzyka. Może jednak pomóc zidentyfikować problemy przed przekazaniem zaliczki, towaru, danych, know-how albo dostępu do kluczowych systemów.

Każdy przypadek wymaga indywidualnej oceny. Przy umowach o dużej wartości, współpracy międzynarodowej, skomplikowanej strukturze właścicielskiej, restrukturyzacji kontrahenta lub działalności regulowanej warto przeanalizować dokumenty z prawnikiem przed podpisaniem kontraktu.

Pasternak Law wspiera przedsiębiorców w weryfikacji partnerów biznesowych, analizie ryzyka oraz przygotowywaniu i negocjowaniu umów. Zakres wsparcia może zostać dopasowany do wartości transakcji, modelu współpracy i ryzyk właściwych dla danej branży.

FAQ – najczęstsze pytania o sprawdzanie kontrahenta

Jak sprawdzić firmę przed podpisaniem umowy?

Należy zacząć od CEIDG albo KRS, sprawdzić status działalności, sposób reprezentacji, KRZ, CRBR, białą listę VAT, KRD lub inne biuro informacji gospodarczej oraz dostępne sprawozdania finansowe. Przy większej transakcji warto dodatkowo przeanalizować powiązania właścicielskie, licencje, sankcje i treść umowy.

Czy sprawdzenie kontrahenta w KRS jest wystarczające?

Nie. KRS potwierdza przede wszystkim dane rejestrowe i sposób reprezentacji spółki. Nie daje pełnej informacji o jej wypłacalności, wszystkich zobowiązaniach, jakości usług ani zdolności do wykonania konkretnej umowy.

Czym różni się KRZ od KRD?

KRZ jest publicznym rejestrem prowadzonym w systemie Ministerstwa Sprawiedliwości. Zawiera między innymi informacje o restrukturyzacji, upadłości i niektórych bezskutecznych egzekucjach. KRD jest biurem informacji gospodarczej, do którego uprawnieni wierzyciele przekazują informacje o zobowiązaniach.

Czy KRD można sprawdzić bez zgody kontrahenta?

Zasady dostępu do informacji zależą od rodzaju podmiotu, rodzaju raportu, przepisów dotyczących informacji gospodarczych oraz regulaminu operatora. Przy sprawdzaniu przedsiębiorcy należy korzystać z legalnej podstawy i przestrzegać warunków wybranej usługi.

Co oznacza wpis kontrahenta w KRZ?

Może oznaczać między innymi prowadzenie lub wcześniejsze prowadzenie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego, postępowania dotyczącego zakazu prowadzenia działalności albo bezskuteczną egzekucję. Znaczenie wpisu zależy od jego rodzaju i aktualnego etapu postępowania.

Czy można podpisać umowę z firmą w restrukturyzacji?

Co do zasady sama restrukturyzacja nie musi wykluczać współpracy. Należy jednak ustalić rodzaj postępowania, zasady zarządu majątkiem kontrahenta, potrzebne zgody i ryzyko związane z płatnością. Warunki umowy mogą wymagać dodatkowych zabezpieczeń.

Jak sprawdzić, kto może podpisać umowę w imieniu spółki?

Należy sprawdzić aktualny odpis KRS i ujawniony sposób reprezentacji. Jeżeli podpisuje pełnomocnik, trzeba również zweryfikować treść, zakres, datę i formę pełnomocnictwa.

Jak sprawdzić rachunek bankowy kontrahenta?

Rachunek podatnika VAT można zweryfikować w wykazie podatników VAT prowadzonym przez Ministerstwo Finansów. Sprawdzenie należy wykonać na właściwy dzień i zachować jego potwierdzenie.

Czy brak wpisu w KRD oznacza, że firma nie ma długów?

Nie. Brak wpisu oznacza jedynie, że w danym raporcie nie ujawniono określonej informacji. Nie każdy wierzyciel zgłasza zobowiązania, a nie wszystkie długi spełniają warunki wpisu.

Jak często monitorować stałego kontrahenta?

Częstotliwość zależy od wartości współpracy i poziomu ryzyka. Przy kluczowych dostawcach lub wysokim kredycie kupieckim warto wprowadzić okresową weryfikację oraz kontrolę przed istotnym zwiększeniem limitu, przedłużeniem umowy lub wypłatą dużej zaliczki.

***

Materiał ma charakter ogólny i edukacyjny. Nie stanowi indywidualnej porady prawnej ani podatkowej. Skutki przekształcenia lub przeniesienia działalności do nowej spółki zależą od formy prawnej, dokumentów, majątku, zobowiązań i sytuacji konkretnego przedsiębiorcy.